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Evoluzione delle liste SharePoint: Microsoft Lists

Eccoci giunti ad una nuova tappa del nostro viaggio in Sharepoint che ci porta a parlare di uno dei suoi elementi portanti, ovvero le liste.
Leggendo l’articolo capirai qualcosa in più sull’argomento e anche sulle sue ultime evoluzioni.

Cosa sono le liste SharePoint

Le liste SharePoint sono delle raccolte di dati e svolgono un ruolo fondamentale in SharePoint. Infatti, tutti i contenuti dei siti SharePoint sono fondamentalmente delle liste di diverso tipo attraverso le quali è possibile sviluppare delle strutture per visualizzare dati o archiviarli.

L’evoluzione delle liste SharePoint

Quando nel 2016 Microsoft ha rilasciato la Modern Experience, sono stati introdotti dei cambiamenti anche alle liste Sharepoint. Uno dei vantaggi del passare dalla Classic alla Modern Experience di SharePoint, è il poter usufruire di nuove funzionalità delle liste che permettono ad esempio:

  • Mettere tra i preferiti documenti, link e filtri
  • Aggiungere facilmente, riordinare, ridimensionare, filtrare e raggruppare colonne per creare viste personalizzate
  • Migliorare la visualizzazione delle liste tramite formattazione delle colonne

Ma non solo.
Passando alla Modern Experience si ha il vantaggio di poter utilizzare gratuitamente Microsoft Lists, la nuova app Microsoft 365 pensata per rendere più semplice la creazione delle liste e soddisfare esigenze di gestione di dati strutturati  (track issues, assets management, contatti, inventari, …) in modo semplice e veloce.

L’app è ora integrata anche in Teams per migliorare la produttività dei team di lavoro e la condivisione di dati.
Se già utilizzi SharePoint Online avrai liste Sharepoint già abilitate a queste nuove funzionalità.

Microsoft Lists non sostituisce le liste SharePoint, piuttosto ne amplia le potenzialità: tutti i dati visualizzati in Lists sono infatti archiviati in SharePoint Online ma sono resi accessibili da più entry point.

Liste Microsoft in Teams

Con il recente aumento dell’utilizzo di Teams dovuto all’aumento del lavoro da remoto, Microsoft ha sviluppato nuove funzionalità e integrazioni, tra cui, di recente, l’integrazione di Microsoft List con Microsoft Teams. Questa integrazione consente agli utenti di accedere ai contenuti delle liste, aggiungere nuove liste o nuovi item a liste preesistenti senza dover passare da un prodotto all’altro, ma semplicemente accedendo da un tab di un canale Teams. I dati degli elenchi vengono archiviati nel sito del team di SharePoint associato.
Per impostazione predefinita, gli elenchi ereditano le autorizzazioni dal sito di SharePoint a cui appartengono.
È possibile creare liste in Teams a partire da modelli (8 standard più tre specifici per un settore: pazienti, prestiti e incidenti), da un file Excel e da un’altra lista già esistente. L’applicazione dà inoltre la possibilità di esportare le liste come file Excel, di discutere all’interno di un canale riguardo uno specifico elemento di una lista, nonché di poter fare l’audit di ogni cambiamento apportato a una lista.

Abbiamo visto come la Modern Experience permette di creare liste perfettamente integrate con il resto delle app e dei servizi di Microsoft Office 365, contribuendo a promuovere la sicurezza, la produttività e la collaborazione in tutto l’ambiente.
La tecnologia, dunque, “segue” e si adatta alle esigenze degli utenti e, quando può, addirittura anticipa new way of life.

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